Envoyer des colis à plusieurs adresses via Excel : comment s'organiser ?
Comment organiser une liste Excel pour envoyer des colis cadeaux à plusieurs adresses : colonnes, vérifications et ce que vous transmettez à Pineut.
Réponse rapide
Pour envoyer des colis à plusieurs adresses, créez une liste Excel avec une ligne par destinataire et des colonnes séparées pour le nom, la rue, le numéro, le code postal, la ville et le texte de la carte. Vérifiez la liste avant de la joindre à votre demande de devis. Pineut, marque de cadeaux certifiée B Corp basée à Leiden, expédie des cadeaux d'entreprise à des adresses individuelles.
Happy Winter Cookies Doos met 10 stuks
Envoyer un colis de Noël à quarante collègues, ça semble simple — jusqu'au moment où les adresses arrivent. L'une dans un e-mail, l'autre dans un message de chat, une troisième dans un vieux fichier de l'année dernière.
La bonne nouvelle : pas besoin d'un système compliqué. Une liste Excel bien structurée suffit, à condition de la préparer avant de passer commande. Tout le monde sait alors exactement ce qui part à qui.
Vous découvrirez ici comment construire cette liste, quelles erreurs éviter et comment associer personnalisation et cartes au bon destinataire. Vous verrez aussi ce que vous nous transmettez et à quel moment — pour que vos colis partent du premier coup, que ce soit au bureau, en agence ou à domicile.
- Préparez votre liste d'adresses avant de commander : une ligne par destinataire, l'adresse répartie en colonnes séparées et aucune cellule fusionnée, pour pouvoir trier et filtrer facilement.
- Choisissez pour chaque destinataire entre une adresse centrale et une adresse personnelle. Ce choix détermine si vous distribuez vous-même ou si vous travaillez avec une liste, et quel type de le colis convient.
- Vérifiez la liste pour les doublons, les champs vides et un format de code postal uniforme. Faites-la relire par les RH ou l'office manager, qui connaissent les déménagements et les nouveaux collègues.
- Ajoutez le texte de la carte comme colonne séparée dans la même liste, afin que chaque nom corresponde à la bonne carte. Décidez à l'avance si tout le monde reçoit le même texte ou si certaines relations ont un message personnalisé.
- Demandez d'abord un devis et n'envoyez la liste d'adresses qu'une fois le colis et la quantité confirmés. Planifiez les colis de Noël bien à l'avance pour garder du temps pour les vérifications et les personnalisations.
Comment organiser concrètement l'envoi vers plusieurs adresses ?
Pour envoyer vers plusieurs adresses, commencez par faire un choix : tout part vers un seul endroit, ou chaque destinataire reçoit son colis directement ? Chez nous, les deux options sont possibles : les cadeaux d'entreprise de Pineut peuvent être livrés en un point central ou à des adresses individuelles, et les clients professionnels peuvent demander un devis.
Ce choix détermine la suite. Avec une seule adresse, vous distribuez vous-même et n'avez besoin que d'un contact. Avec des adresses séparées, vous travaillez avec une liste.
Centralisez toutes les adresses dans un seul fichier — pas dans des e-mails épars ou des messages de chat. Désignez une personne responsable du fichier, pour toujours savoir quelle version est la bonne.
L'avantage : vous savez à l'avance ce qui part à chaque adresse. Cela vous évite du temps perdu et les questions de collègues qui se demandent où est leur colis.
Quelles colonnes faut-il dans votre liste Excel ?
Une liste Excel pour des colis cadeaux nécessite une ligne par destinataire, avec l'adresse répartie en colonnes séparées. N'utilisez pas decellules fusionnées, car elles posent problème dès que vous triez ou filtrez.
Placez le prénom, le nom et l'entreprise chacun dans sa propre colonne. Faites de même pour la rue, le numéro, le complément, le code postal, la ville et le pays (France ou Belgique). Vous pourrez ainsi trier la liste par ville ou par pays.
Vous envoyez différents colis, par exemple un giftpack à vos relations et un cadeau boîte aux lettres à vos télétravailleurs ? Ajoutez alors une colonne pour le type de colis. Prévoyez aussi une colonne pour le message personnalisé et une pour les remarques, comme un contact à préciser pour une succursale.
Exemple de structure pour votre liste Excel
| Colonne | Ce que vous y mettez | Obligatoire |
|---|---|---|
| Prénom et nom | Le destinataire tel qu'il apparaît sur la carte | Oui |
| Rue, numéro, complément | Chacun dans sa propre colonne | Oui (complément uniquement si nécessaire) |
| Code postal et ville | Code postal au format 1234 AB | Oui |
| Colis | Le produit choisi pour les commandes mixtes | Uniquement pour les commandes mixtes |
| Texte de la carte et remarques | Message personnalisé ou indication pour le livreur | Non |
Comment éviter les erreurs dans votre liste d'adresses ?
Trois vérifications suffisent avant de partager votre liste : des colonnes séparées pour le code postal et le numéro, un contrôle des doublons et des champs vides, et une relecture par quelqu'un qui connaît bien les collègues.
Commencez par la mise en forme. Placez le code postal dans une colonne et le numéro de rue dans une autre. Vous éviterez ainsi les adresses incohérentes dans votre liste.
Recherchez ensuite les doublons. Un collègue présent dans deux services risque sinon de recevoir deux colis. Filtrez également les cellules vides dans les colonnes rue, code postal et ville, car un seul champ manquant peut bloquer toute une livraison.
Faites ensuite vérifier la liste par les RH ou l'office manager. Ils savent qui a déménagé, qui vient d'arriver et qui est sur le départ. Vous éviterez ainsi les retours inutiles.
Un colis livré à l'adresse personnelle d'un collaborateur ? Demandez d'abord son accord avant d'utiliser cette adresse. Conservez la liste uniquement le temps nécessaire et supprimez-la dès que la livraison est terminée.
Quel colis pour quel mode d'envoi ?
Le choix du colis dépend du lieu de livraison : un cadeau boîte aux lettres convient aux adresses personnelles, un giftpack plus grand à un bureau, et une boîte de 8 ou 10 pièces à une équipe réunie sur un même site. Cela détermine à l'avance si quelqu'un doit être présent à la réception.
Un cadeau boîte aux lettres, comme le No waste starter | Stamppotstarter | Doos met 24 stuks, passe directement dans la boîte aux lettres. Idéal pour les télétravailleurs : personne n'a besoin d'attendre le livreur.
Un giftpack plus grand est préférable pour une adresse professionnelle. Quelqu'un doit pouvoir réceptionner et signer le colis, comme la réception ou l'office manager.
Pour une équipe sur un même site, une boîte de 8 ou 10 pièces est parfaite, comme Happy Winter Cookies | Doos met 10 stuks. Un seul contact distribue les cookies ainsi, vous n'avez besoin que d'une seule adresse.
Commencez donc par regarder qui sont vos destinataires. Les télétravailleurs, les sites et les relations professionnelles demandent chacun une approche différente. Pour un groupe mixte, vous pouvez aussi choisir plusieurs colis et définir lequel correspond à chaque destinataire.
Comment associer personnalisation et cartes à votre liste ?
Pour associer des cartes à votre liste d'adresses, ajoutez simplement le texte de la carte dans une colonne dédiée du même fichier Excel. Ainsi, chaque destinataire a le bon message sur la même ligne que son nom et son adresse.
Décidez à l'avance de votre approche. Pour vos collaborateurs, un même texte peut convenir à tous, avec simplement un prénom différent. Pour vos relations, un message personnalisé par personne est souvent plus approprié. Prendre cette décision en amont évite les ajustements de dernière minute.
Nous pouvons accompagner vos cadeaux d'entreprise d'une carte personnalisée, d'un sleeve sur mesure, d'une étiquette ou de votre propre branding. Si vous souhaitez aller plus loin qu'une simple carte, mentionnez-le dans votre demande de devis. Nous saurons ainsi quelle personnalisation convient le mieux à votre colis.
Que transmettez-vous à Pineut et à quel moment ?
Cela nous permet d'établir un devis adapté à votre situation.
Ainsi, il est clair quel colis part à quelle adresse, et vous n'avez plus besoin de modifier la liste.
Pensez à commander vos colis de Noël suffisamment tôt. Cela laisse le temps de vérifier la liste ensemble et de peaufiner les options sur mesure. Moins de stress pendant les semaines chargées avant les fêtes.
Pour les commandes en grande quantité, des tarifs dégressifs sont possibles. Tout cela se discute lors du devis, avec l'ensemble de vos souhaits. Vous savez ainsi à quoi vous en tenir et pouvez donner votre accord en une seule fois.
Livraison centralisée ou envoi à plusieurs adresses
| Option | Ce dont vous avez besoin | Idéal pour |
|---|---|---|
| Un lieu central | Une seule adresse et un contact qui réceptionne et distribue le colis, par exemple pour Happy Winter Cookies | Boîte de 10 pièces | Une équipe qui travaille principalement au bureau |
| Adresses séparées | Une liste Excel complète avec une ligne par destinataire | Relations et collaborateurs répartis à différents endroits |
| Mix bureau et domicile | Une colonne indiquant par ligne s'il s'agit de l'adresse du bureau ou du domicile, avec un cadeau boîte aux lettres comme No waste starter | Stamppotstarter | Boîte de 24 pièces pour les adresses à domicile | Collègues présents au bureau et télétravailleurs |
| Plusieurs sites | Une liste distincte par site avec un contact dédié | Organisations avec plusieurs implantations |
Quelle approche choisissez-vous pour votre envoi ?
Commencez par la liste, pas par le cadeau. Préparez dès maintenant votre liste d'adresses : une ligne par destinataire, des colonnes séparées pour l'adresse et le texte de la carte. Demandez ensuite un devis à Pineut pour le colis qui correspond à vos destinataires.
Une seule condition change tout. Vous préférez distribuer les colis vous-même, par exemple au bureau lors d'un moment d'équipe ? Optez alors pour une livraison centralisée avec un seul contact. Vous n'aurez pas besoin d'une liste complète.
Commencez par ouvrir le fichier dans lequel vous conservez vos adresses. Si elles sont éparpillées dans des e-mails ou des messages, rassemblez tout dès aujourd'hui dans une seule liste Excel.
Passez ces points en revue avant d'envoyer votre demande de devis.
- Choisissez pour chaque destinataire : adresse centrale ou adresse personnelle
- Créez une liste Excel avec une ligne par destinataire
- Indiquez la rue, le numéro, le code postal et la ville dans des colonnes séparées
- Vérifiez les doublons et les champs manquants
- Ajoutez une colonne pour le texte de la carte
- Choisissez un colis adapté à la maison ou au bureau, comme un cadeau boîte aux lettres
- Demandez un devis et joignez-y votre liste
- Planifiez votre commande à temps, surtout pour les colis de Noël
Puis-je joindre un fichier Excel à ma demande de devis ?
Cela nous permet de voir combien d'adresses sont concernées et quelle est la répartition entre bureaux et domiciles. La liste définitive sera transmise une fois le devis validé.
Pineut livre-t-il aussi en Belgique ?
Ajoutez une colonne « pays » (Pays-Bas ou Belgique) dans votre liste et précisez dans votre demande de devis qu'il y a des adresses belges. Pour la Belgique, indiquez également le code postal et le numéro de maison dans des colonnes séparées, selon le format habituel dans ce pays.
Que faire si un collaborateur a déménagé après l'envoi de ma liste ?
Signalez la modification le plus tôt possible, de préférence sous forme d'une version mise à jour du même fichier Excel. Ne modifiez que la ligne concernée,la ligne concernée et laissez le reste tel quel. Nous saurons ainsi exactement quelle ligne a changé et il n'y aura qu'une seule version correcte.
Puis-je utiliser les adresses personnelles de mes collaborateurs sans leur accord ?
Non, demandez d'abord leur consentement. Notez l'accord de chacun, ne partagez la liste qu'avec les personnes qui en ont vraiment besoin et supprimez-la après la livraison. Si quelqu'un préfère ne pas recevoir de colis à domicile, vous pouvez le faire livrer au bureau.
Puis-je joindre une carte différente pour chaque destinataire ?
Oui, tout se gère dans la même liste. Un message personnalisé pour un client peut ainsi côtoyer un texte standard pour vos collègues.
Written by
Jordy Hummel, E-commerce Manager bij Pineut
Jordy Hummel est spécialiste e-commerce chez Pineut. Fort de son expérience et de l'offre de Pineut, il partage des inspirations et des conseils pratiques sur les cadeaux d'entreprise, les coffrets de Noël, les cadeaux pour collaborateurs et les cadeaux relationnels — avec une attention particulière pour les cadeaux personnels, surprenants et porteurs de sens.
LinkedIn